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职场沟通要有这七个好习惯

2017-10-31 热度:1527 ℃

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人在社会中生存,就不免要经常与人打交道,时髦的说法叫“沟通”。不像生活中的沟通有天然的信任和默契,哪怕不那么注意方式也不容易产生误解,职场上经常需要面对相对陌生的人,需要更多技巧和规则。我在这方面犯过不少错误,于是也得到一些教训。归纳一下,主要有以下几条。

采用公认的概念和表达方式


每个人的成长和教育背景不同,说话的习惯也有所不同:也许同样一个词和句式在不同的人说来表达的是不同的意思,同一个意思不同的人会用不同的词语或句式来表达。


通常,如果从事的是高度专业化的工作,这种情况较为少见——因为大家都会采用同样一套话语体系;如果沟通双方长期在一起工作,即便采用不同的用语和沟通方式,往往也能理解对方的意思。但如果是经常和不同背景的而且是陌生的人打交道,就要注意自己想要表达的和对方接收到的信息是否一致。


解决这个问题的要点之一就是采用公认无歧义的概念和表达方式,尽量不用带有明显个人色彩、时代色彩、地域色彩的词语和句子;此外,不对专业外的人用专业性强的术语,不对年纪大的人用网络语言或者词义发生过改变的词汇等。


采用直接而正面的句式

避免歧义的另外一个要点是采用直接而正面的句式,如陈述句、祈使句等。


职场沟通中有几种句式的使用要非常谨慎,不仅容易产生歧义,而且可能伤害对方的情绪而诱发矛盾。这一类最典型的就是反问句:人们用反问句往往是为了强调自己的原意,可面对理解力不够强的沟通对象时,反问句经常会让对方完全相反地理解自己想要表达的意图;而且无论是谁被反问的时候,都难免产生被冒犯的情绪。当意识到这一点以后,我几乎从来不用反问句来表达与工作有关的内容,哪怕是面对下属。


同样容易引起误会的还有较为隐晦的比喻、双关、谐音、反义等句式或修辞手法——这些语言技巧经常在表达幽默感的同时也带来了对沟通内容的误解。采用直接正面句式的另一层含义是不要因为自己的情绪而有意无意过于强调或压抑自己想要表达的意思,不管哪种都不利于理性有效的沟通。


不过度揣摩对方的立场和意图

除了表达错误,沟通中还容易出现理解错误。最常见的理解错误原因之一是思考对方的“话外之音”:当对方表达某个意思的时候,下意识地去想他是站在什么立场说这件事的,想要达到什么目的等。


在人际关系复杂的职场,这不失为一种自我保护的有效方式;同时,我们应该意识到:职场上的沟通大部分时候没有这么复杂,对方想要表达的仅是其表达的意思本身。过于频繁地揣摩对方的立场和意图,容易让自己陷入一种不信任和孤立的心理氛围,并引起大量的误解;而就事实本身进行沟通,往往会让自己更轻松地获得更多人的信任。退一步说,即便对方和自己之间缺乏信任,那么我们也只在心中揣摩对方的立场和意图,而沟通过程中还是应该就对方沟通的事实本身给予回应——否则自己就成了那个心机深沉的人了。


规避通知和任务下达过程中的错误

理解错误还经常出现在接收上司信息的过程中。很多时候boss想法跳跃性比较强,表达的时候未必清晰有条理,可能再啰唆一点夹杂一些无用信息,就会让接受指令的下属一头雾水,或者自以为理解了上司的意图而实际上偏差很大。事后执行错误的话,上司不会承认自己没说清楚,只会责怪下属理解错误或执行不力。


受此启发,我在给下属传达通知或布置工作任务的时候力求做到:


第一,一次只沟通一个主题;


第二,用明显的数字体现条理;


第三,采用文字或书面形式。


而接收上司通知或任务时,最好能够在沟通完毕后确认一下对方的意思,如:“×总,我没理解错的话,您的意思是要求我/通知我:第一,……;第二,……;第三……是这样吗?没问题的话我就按这个去执行了/通知下去了。”


谨慎处理越级和跨部门沟通

无论是对上还是对下的越级,都是职场中的忌讳。对上越级沟通,会让自己的顶头上司暗生不满,尽管顶头上司对他的上司的意思不敢违抗,但可以对越级沟通的下属暗中设置阻碍;此外,也许上司的上司会出于某种原因暂时利用一下越级沟通的员工,但内心会对这一类员工产生严重的不信任。而对下的越级沟通,会损害直接下属的权威,打乱其部门内部的权力结构和工作部署,影响整个组织的管理架构,从长远来看,弊大于利。


因此,即使万一要对下越级沟通,也最多限于必要时单向了解一线情况(只倾听不表态),除紧急情况外不可越级发布消息或任务。而跨部门的沟通需要注意的是方式方法,除非长期合作已经形成习惯,那么需要外部门协调工作时,最好通过对方部门的负责人传达工作内容而非直接安排等。


对负面信息有效过滤

任何公司内部都无时不在流传着一些负面或无用的信息,公司投资项目失败、不利的市场变化、高层的政治斗争、各种绯闻八卦谣言等。大家都不想被同事当作大嘴巴,或被领导视为整天抱怨传谣的刺头,但也不愿意被人视为永远政治正确的公司活动布告栏,因此处理这些负面信息的技巧非常微妙,有几条原则可供参考。


对下属,听而不说:听是为了了解下属的真实想法——他们往往以抱怨和谣言的方式表达;不说是避免扰乱军心,或在下属潜意识中形成对公司不满的暗示或鼓励。对平级,不听不说:在领导看来,平级之间传递的负面信息,只要听就是一种态度,更何况很多时候听了就不能不参与讨论和评价,所以不如干脆不听不问。


对上级,过滤后说:对上级反映情况和问题是工作职责之一,有助于上司更好地把控全局,同时也有很多值得信任的上级愿意了解下属中的负面信息,因为有助于及早发现和解决问题,轻装上阵;但有时负面信息涉及上司本人或其较近的人,或者上司自己不愿意听坏消息,这个时候上传就要谨慎了。

说NO要及早

不善于拒绝的人最后总是会成为团队中的老黄牛:工作量最大却往往做的是简单无意义的工作,加班最多最辛苦却没有什么功劳。工作任务中有一类垃圾工作,指不得不做但是又不产生绩效、无助于成长而且耗费大量时间的工作。


垃圾工作的来源主要有两类:


一是领导看某人任劳任怨,而且发挥稳定靠得住,于是总是把大量日常工作交代给他,而且总是忘记他的工作量已经有多大;


二是同事偶尔会找某人帮忙做一些简单工作,一来二去发现此人非常乐于助人,于是帮忙帮成本分。


等到深陷泥潭的时候往往已经难以抽身,因此拒绝一定要趁早。偶尔一次两次分外的垃圾工作不妨担下,但如果超过三次就要坚决拒绝。有效的办法是接到这类安排或请求时明确告知对方自己的时间安排及其中每一项的重要性,让对方知难而退。当然,这样做的前提是自己本身就有自己的计划——如果本来就无事可做,或者自己的时间安排一塌糊涂,那就怪不得别人把自己当工具使了。


总之,职场沟通以简单、明确、高效、无误为目标,以谨慎和客观为原则,至于具体技巧,还需要视具体情境而定。



TAGS: 会计生涯

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