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【会计知识】费用报销审核——做好细节是关键!

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日常发生的费用大部分金额较小,而这些费用往往被企业领导和财务人员忽视。但费用报销确给会计人员日常处理增加工作量,那么日常费用怎样才能正常报销?会计需要如何审核?怎样才能让会计人员轻松的解决费用报销问题呢?下面给你娓娓道来!

一、财务人员审批时应参照的相关报销制度


1.票据与业务是否相符


比如:业务人员采购,应该取得商品购销发票,但报销时使用的是服务发票,这样发票和实际业务并不能相对应,自然不允许报销

2.查询是否有借支情况


财务人员应该通过查询账簿、凭证,理清员工以往借支情况,并在借支手续上注明,提醒审批借支领导关注。


比如:业务人员采购需要现金1000元,如果此业务人员以往并无借支,相关部门领导可能会批准借支;如果此业务人员以往有借支并且尚未归还,部门领导就可能不批借支,而且部门再批准借支的可能性极小。 

3.差旅费报销是否符合规定


(1)核对事前审批表:一般出差都需进行审批,报销时需关注是否经过批准的申请表(包括事后补办的),并且要核对审批地址与实际出差地址是否一致,如地点不符或没有审批表,除非特别审批方可报销。


(2)核对时间轨迹:发票的时间与差旅费报销单时间以及审批表时间应相符。


(3)核对报销标准:差旅费报销标准,要按照本公司相关规定报销。


(4)核对借支:有借支需冲账处理。

4.报销时间是否符合规定


(1)规定时间内报销。


(2)凭证时间要符合逻辑。

5.报销限额是否符合规定


审核整体限额:审核整体限额就是将某项费用与年初计划进行比较,审核是否突破预算总额和序时进度。一旦发现异常应向有关领导反映。


【会计知识】费用报销审核——做好细节是关键! 〖会计知识〗 第1张


二、财务人员应审核发票的合理、合法


1.真伪的验证


(1)发票查验平台

国家税务总局全国增值税发票查验平台


(2)人工识别

根据《增值税普通发票防伪措施的说明》(国家税务总局公告2016年第68号)


一、防伪效果

增值税普通发票各联次左上方的发票代码及右上方的字符(№)使用灰变红防伪油墨印制,油墨印记在外力摩擦作用下可以发生颜色变化,产生红色擦痕。


二、鉴别方法

使用白纸摩擦票面的发票代码和字符(№)区域,在白纸表面以及发票代码和字符(№)的摩擦区域均会产生红色擦痕。

(如下图所示)

【会计知识】费用报销审核——做好细节是关键! 〖会计知识〗 第2张

2.票面信息是否正确


(1)发票抬头

发票抬头是否是企业全称或符合规定的标准简称,不能有错别字、多字、少字。


(2)发票时间及内容

发票与其他凭证发生的时间是否吻合。

发票各项内容填写要规范、齐全、正确。计量单位按国家计量法定单位,不可随意以“桶”、“袋”、“车”或者是“一宗”来度量,又没有相关清单。


(3)发票金额

对比以往的价格:关注与以往所购同种物品的单价是否相同或接近,采购数量是否相同或接近,如相差过大,应及时查明原因

发票应与报销单填写金额相符;

数量乘单价等于金额;

分项金额相加等于合计数;

小写金额等于大写金额;

有无涂改阿拉伯数字。此问题原来是审核手工发票时要特别关注的地方,但机打发票也需关注,机打发票如出现,说明发票不是税务局提供的系统开出。


(4)发票印章

发票必须加盖发票专用章


《中华人民共和国发票管理办法》(中华人民共和国国务院令第587号)第二十二条规定:开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目,全部联次一次性如实开具,并加盖发票专用章。


以往发票使用财务专用章代替发票专用章的思想,已经out。

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