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【财务分析】财务人员如何恰当的拒绝不合规的事项?

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生活里,拒绝或被拒绝都是一件尴尬的事情。拒绝他人,自己心里也过意不去,被人拒绝,又觉得丢脸。小编曾有一段时间比较苦恼,感觉与人沟通没有达到预期的效果,一直在反思,到底是什么原因?


忽然想到了一个小故事,有人渴了,想吃苹果解渴,可我们觉得梨更解渴,当我们给对方梨的时候,并不能得到对方的感激。也许就是这种心理需求落差。更多时候,我们是站在自己的角度去思考问题,而非对方的立场。是不是只要站在对方的立场,就可以避免这些“拒绝”的存在呢?可惜人生除了立场,还有原则。


某天知行社里,管理员抛出了三个关于拒绝的场景题供大家思考,一起来看看知行社的小伙伴们是怎么应对的。


【财务分析】财务人员如何恰当的拒绝不合规的事项? 〖财务分析〗 第1张


场景一


业务人员来报销差旅费用,费用会计审核单据发现不合规,返回去让业务人员重新处理,随口说了句“去看费用报销规定”,脾气大的业务员会当场发飙:“我们风里来雨里去的,去乡下都没车,雇摩托车去的,你让我去哪给你找交通费的票”,此事闹大,并惊动了双方主管副总来协调。


古月经常碰到这样的事:“在企业这样的事经常发生,业务拿着部门领导签过字的单子来报销,出纳年轻没有经验,看到票据不合规直接回绝了,然后两边领导协调。矛盾发生过后,我一般都会跟出纳说,先放放,或先等等,再找部门领导商谈解决。没有车票的,肯定没法报销的。”


大宝认为首先要注意态度:“我一般会很诚恳的跟对方阐述公司制度和规定,这样不合规的票据无法报销,接着当着对方的面,帮对方去咨询自己主管是否有别的办法或者建议,然后告知业务人员。如果自己主管没有好的建议,再请对方先把单据暂存在我这里,回去咨询其它同事或老板,看看有没有其他的办法。”


显姐姐认为:“如果是业务人员第一次出现这样的问题,我会认真给他讲解,应该取得怎样的票据,并针对本次报销单据不合规的问题,在不违背原则的前提下帮他找到最好的解决办法,不管对方态度如何,要有足够的耐心尽自己最大的努力去缓解矛盾。”


森哥也介绍了自己的经验:“这个经常有。建议可以这样改善:(1)公司文化。在平时就需要多做报销制度的宣传和贯彻,让业务人员知道公司规定,而且要知道为什么有这样规定。一个管理比较规范的公司,业务人员是不会这样发飙的。(2)大领导的支持。业务员与财务人员冲突是经常有,但是大领导对财务支持很重要。我们财务人员说一句,业务人员可能会回应10句,但是大领导说话了,业务人员肯定不敢当面发飙,而且可以威慑业务人员很长时间。(3)财务人员自身沟通方式。票据不合规,可以拒绝,但是不能冷冰冰拒绝,要告诉别人原因及这样做的后果,让别人感觉到沟通的诚意。(4)不要回避冲突。冲突也是解决问题方式之一。”


鹏兄也同意森哥的做法:“会计人员以情以理说清楚(不重要的票据,也可告诉这次审核通过,下次绝对不能),告诉业务人员怎么办能解决问题或帮助他一起解决,如果还不能解决——剩下就交给财务领导来解决,这个时候就能看出领导的功底吧。”


【财务分析】财务人员如何恰当的拒绝不合规的事项? 〖财务分析〗 第2张


场景二


老飞邀请一位专家为社员做分享活动,尽管介绍了都是财务精英,这位老师说“参加在网上学习的都是低级用户,没意思”。这一句拒绝的话,切断了老飞所有和他的往来了。 


古月认为:“可以用小幽默调侃下,缓解下气氛。”


阿莲笑道:“互联网专家还是没看到财务经理及以上的这个群体对互联网的认知水平啊。不过,我个人对互联网还真没什么认知能力呢,属于低级水平,辛苦老飞了,真是不容易啊。”


大宝慢幽幽说道:“伤人心,要是我听到这样说,我都不想搭理这人了。”


显姐姐却觉得:“针对对方没水平的话语可以一笑而过,但是至于以后是否有往来,并不能一概而论吧,毕竟你可能还需要他的知识,所以要考虑取舍,孰轻孰重,尽可能多汲取对方的精华部分吧,但也需要在合适的场合,以必要的幽默方式提醒他,让他认识到自己的话语不当。”


鹏兄不屑一顾:“只能说‘道不同,不足与谋’,老师多着呢,也不差他一个!这位老师为人处世的态度都不对,还怎么谈合作呢。”

【财务分析】财务人员如何恰当的拒绝不合规的事项? 〖财务分析〗 第3张

场景三


管理员的一位客户联系,说希望来旁听某某课,根据学院的规定肯定是不允许的,对方竟说“多大的事啊,坐在教室后面又不增加成本,这个小事都办不成”,双方彼此都尴尬。


阿莲的看法:“对方是客户,你直接以学院规定不允许就直接拒绝了,同时也说明这客户在你这儿也没多高的价值嘛,最后就只能尴尬了。”


显姐姐想了想说:“像这种情况,如果无一例外的话,可以问心无愧的拒绝,也没有必要为对方的话而尴尬,可以忽略。如果有余地的话还是尽量帮助协调吧,但是像场景中,对方已经那样说了,我就算能做到我也不会帮助他了,反正已经得罪了,也就别再期望能改变他的看法了。”


鹏兄:“客户想听的课程是否有空位?如果有,还是要帮助的(比如,交点费用;还是找授课老师同意等)。人家愿意来听课,是对你学校的认可,如果确实没有空位,要说清楚,如果这次不行,下次提前预约。只要有机会就应该满足客户的心愿,相信朋友也能理解。”


拒绝的举动,不管是发出者还是接收者,都会有出乎意料的尴尬。上面的案例,有发出拒绝信息也有被拒绝的信息。拒绝别人,如何善后是重点;收到拒绝,就想想应该如何缓和自己的情绪。最后看看视野知行社小伙伴们的心得体会。


大宝感叹道:“我不会拒绝别人。拒绝前,也先让对方看到或感受到‘不是我不帮忙,而是尽力帮忙还是过不了关’,让对方少一些误解,不要以为是我故意卡或者太死板,并由此误会产生怨怼。平常沟通中说的最多的是:我帮你问问、尽量给你瞅瞅。如果碰到第三种场景的,就再也不想有交集了。”


显姐姐也摆明了一些自己的立场观点:“我们不可能顾全所有人,只能抓住我们认为最重要的去坚持吧!可能随着年龄的增长,感觉自己好像把好多人和事都看得越来越淡了。”


鹏兄总结了自己的几个看法:“ 1、之所以拒绝肯定是有原因的,原因有很多:制度、规定,或当事人的情况、过去的交往情况,对于拒绝最好是有极积的原因;2、我们要对原因进行分类,确实需要拒绝的事情,我们能不能突破自己的底线,会有什么后果,谁会负担这个后果,这个人愿不愿负担?这件事就可以分为,可突破自己的底线,那就不拒绝;反之,就需要跟对方说清楚:如果不拒绝你,会有什么后果,谁会负担后果,严重性?3、针对拒绝的情况,个人或公司要有应对的策略。首先,态度要极积,问题说清楚,对公不对私;其次,拒绝后,要告诉对方处理的办法,不是一个拒绝就了事,而是要主动帮助人家解决问题;最后,公司、领导应该对这类问题担责,都是为了工作,这个防火墙不能由个人来挡,领导要兜底、公司要有制度;4、对这类常见问题,公司应建立处理机制,而不是让人个陷于尴尬境地。如果不是红线,就可以有自由裁量权。”


很多时候,重点不在于我们如何输出(拒绝)信息,而在于对方如何接收(拒绝)。反过来,亦然。相信大家都有过拒绝时的难处与被拒绝的尴尬,看完上面的关于“拒绝”的讨论,你有什么想法呢,欢迎给小编留言,分享你的故事~

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