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【会计实务】Excel中最浪费时间的9件事,一定要知道解决方法!

2017-04-15 热度:1332 ℃


excel中哪些事情最浪费我们的时间呢?下面九种情况,我想你或多或少的也遇到过。


01
打开慢、公式更新慢

现象:

打开excel表格非常缓慢,更新数据时一直在运算。有时要几分钟才能打开和更新结束。


原因:

文件中公式太多,特别是数组公式过多。


解决方法:

1、优化公式,尽量少数用数组公式。有时可以用添加辅助列的方法替换数组公式。

2、运算模式改为手动运算。(公式 - 运算模式 - 自动改为手动),需要更新时按F9键。


【会计实务】Excel中最浪费时间的9件事,一定要知道解决方法! 〖会计实务〗 第1张

02
查找工作表

现象:

如果一个excel文件中有几十或上百个工作表,查找工作表是一件很费时间的工作。


解决方法:

1、在工作表标题左边的调整进度按钮上单击右键,右键菜单上选取要找的工作表即可。


【会计实务】Excel中最浪费时间的9件事,一定要知道解决方法! 〖会计实务〗 第2张


2、选取经常要用的工作表,在名称框中输入标记该表的名称。需要找它时只需要在名称框中选取即可。


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03
取消工作表隐藏

现象:

取消多个隐藏的工作表时,需要逐个点取消隐藏。如果需要取消隐藏的很多,很费时间。


原因:

excel没有提供批量取消隐藏的命令。


解决方法:

借用自定义视图,取消所有工作表隐藏,保存为自定义视图。需要取消隐藏时,只需要选取该自定义视图。


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04
文本型数值转换

现象:

从其他软件中导到excel中的数据多是文本类型。需要一个一个的双击单元格才能将数值转换成文本。兰色遇到有同事为了转换6000多行的数据,点了一上午也没点完。


解决方法:

如果有绿三角,打开绿三角,点“转换为数值”,如果没有绿三解,双击第1个格,待绿三角出现后再点“转换为数值。


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05
删除重复值

现象:

客户明细表是包括了客户的每一次消费记录,如果想提取信息就需要把重复的删除掉。兰色原来的同事是先排序,然后删除重复的。上万个客户,估计需要三天时间吧。


解决方法:

1、excel2003中可以用高级筛选的方法,在高级筛选窗口中有一个“筛选不重复数记录”的选项,选中它。


【会计实务】Excel中最浪费时间的9件事,一定要知道解决方法! 〖会计实务〗 第6张


2、excel2007和2010版直接就提供了删除重复项的功能。


【会计实务】Excel中最浪费时间的9件事,一定要知道解决方法! 〖会计实务〗 第7张

06
两表核对

现象:

两个来源不同的表,需要核对相同和不同,如果数据量非常大,核对起来很让人崩溃的。


解决方法:

回复关键词“核对”查看兰色原来发的表格核对6种方法。

07
删除插入的图形

现象

从网页上复制的表格到excel后,会带入大量的图片、图标或图形。有时会有成千上万个,逐个选取删除真的不太现实。


解决方法:

ctrl+g打开定位窗口 - 定位条件:对象 - 选取所有图片、图形。按delete键删除。


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08
多个表合并到一个文件中

现象:

经常把多个excel文件数据汇总到一个表格里,然后再做分析报表。需要一个个打开复制粘贴,非常的费时间。


解决方法:

回复关键词“多表合并”查看详细教程。

09
把excel表格粘到PPT里

现象:

兰色原来的工作是做数据分析,分析好的数据要以PPT的形式在集团会议上展示。因为PPT需要做几百页,所以excel的表格、图表粘到PPT里需要一两天的时间,还容易粘错。


解决方法:

做一个和excel同步更新的模板。复制excel中的表格或数据,打开PPT。文件 - 粘贴 - 选择性粘贴。


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在打开的窗口中,选中“粘贴链接”


【会计实务】Excel中最浪费时间的9件事,一定要知道解决方法! 〖会计实务〗 第10张

以后excel表格更新后,打开PPT时会自动弹出是否更新链接。点更新后PPT的数据即会自动更新。

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