〖财务分析〗

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【财务分析】如何让业务部门配合财务部门提供数据?

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【财务分析】如何让业务部门配合财务部门提供数据? 〖财务分析〗 第1张


财务部的信息流里,有个非常明显的特征:数据化。不管是资产、货币,甚至于业务都是以数据货币化去体现。这里面就会遇到一个问题:这些数据是从哪来的?上游在哪?


每一位财务人员手里的数据,都是有上游的,财务部门并不创造数据,财务人员做的更多的是通过加工与处理、输出与分析得出数据结果。那么要形成数据结果,必须要有数据源的输入。我们是有数据输出的功能,但数据来源并不直接产生于财务部。我们的数据都来源于公司的投资、筹资、经营活动,数据来源于业务本身。数据收集工作就成为财务部门的常态。只有收集到了初始数据,财务部门才能进行加工,然后输出相关数据。对于数据收集的这个问题,相信每一位财务人都有过数据难要的经历。


在我们知行社里,面对各种疑难杂症,总会积极建言献策的虎哥,在实际工作中,也是万能的吗?


“目前在财务数据收集方面上我遇到很大的阻力。业务部门百般推脱,或是给的数据不全,有时候给的数据没有任何依据。集团旗下有国内外关联企业、分公司、子公司等数十家企业,光是财务软件就有好几套。另外,目前,有2个资格老的核心人员在闹离职,并且其中一个已经确定年底辞职。在这种情况下,怎样提升大家的配合度,让大家少一些本位主义,多一些主动性,这个问题怎么破解呢?我现在是外部数据很好收集,反而是财务内部数据收集有问题。我的领导是财总,我是他副手,我们都是今年新进人员,财务部门的其他人都是老人。”工作没有绝对的一帆风顺,各有各的难处。这就是虎哥在工作上遇到的阻力。


知行社的小伙伴又是如何给虎哥出谋划策的呢。


大宝提供了两个办法:


比较客气的做法:统一发邮件,并转发给其主管。如果有拒不提供数据的,在原来邮件的基础上再发一封邮件,三封邮件过后,会电话请其主管“帮助”, 邮件一同转发其经理,副总…并附有跟催记录,邮件内容需要动心思,为日后留足证据。


比较长记性的做法:不给数据,OK,保留好邮件。等待事件结果恶化,到时候大家一起算总账。屡教不改型的,我们一般就会用“长记性”的做法。要不然正常的业务,会显得财务部门总是在求人办事。


显姐姐提出的方案是:通知的时候要明确时间、要求和标准,并同时告知双方的主管领导。询问业务上有没有财务需要帮忙的事情,主动示好,让对方理解这个数据对财务工作的重要性。需要了解公司信息传递的流程,潜移默化去规范它。特别是到一个新的单位,日常工作要先学会示弱,但关键问题要有原则,立场坚定,态度强硬。


Sumi的做法是,先与对方确认:与对方商量什么时候能给数据,再确认不影响进度等情况下,可以等待一段时间。如果给得太迟影响进度,就硬性要求提前,而要求的时间节点到了,给不出数据,就马上与上级沟通。总之不管对方什么态度,一定要得到数据。一般情况下,都会找领导分析利害关系,如果数据真的很重要,领导一般会支持。如果领导不支持,那这数据也不用去要了。


在知行社,如果你以为遇到问题,在小伙伴们的帮助下,有针对性的解决了,就万事大吉了,那就大错特错了。看看我们的管理员在案例背景上,又加了些什么料。脑洞大开呀,针对要数据难,超出常规设想各种可能性:加一个前提,对方是领导眼里的红人,认为你不需要这些数据,或认为这些数据需要保密,就是不想提供给你。再比如都是职业经理人,总经理想看你们如何自己沟通协调,而提供数据一方认为对方没什么本事凭什么拿高薪,心有怨气,找各种借口,就是不提供数据,需求数据方认为这数据是自己运营判断的基础,如果没有数据就会影响工作,但对方摆出种种理由就不提供。如果企业是民企,运作不规范,野蛮生长。遇到这种情况你怎么办?


【财务分析】如何让业务部门配合财务部门提供数据? 〖财务分析〗 第2张


大宝认为总有办法获得数据:“我个人感觉,数据获得途径不会只攥在一个人手里。部门主管和经理级别,它们的信息大部分都是底下汇总、整理、加工好的数据,也就是源数据不是来自主管,如果主管不给数据,我们应该还有其他途径吧。除了厘清数据来源,还需要同步从别的可靠途径去求证该数据的正确性。”


“但是,我还是有一个想法:数据分源数据和加工过的数据。各数据都有勾稽关系的,只有确保源数据的流转过程中不受到‘污染’,数据就会是可靠的。所以,前期厘清数据流,就要确保现有数据流上的每段流程都不会‘污染’源数据,只有数据正确,你才能做下一步动作。如果该段流程有数据被‘污染’的风险,那除了你自己把该段流程数据核实之外,还要迅速找到短期对策纠正这段流程。最起码,不管流程是否OK,必须先运转起来。后面才能一个个‘整骨’。”


“说到数据勾稽,从数据源头开始,就能够交叉核对。比如生产部门管理员判断生产工时是否准确,他可以从该工单物料投产使用完的时间上去核对。因为工时可以虚报,但是物料用完了需要抓紧投料,否则产线就要停了。”


Sumi的办法,是以确认提供数据负责人为主:“我们要数据,常规业务都会由领导发邮件出来,规定各个部门按时间配合财务部门提供数据。如果是特殊业务,对方不配合也是常理,不能你说要就要、说给就给,反过来,其他部门跟我要数据,我都是要看他们的申请书,或者邮件里有领导的批示。工作交接的时候,都会去见见工作上有关系的同事,问个好,后续工作还请对方多多关照。第一个月,如果要数据不顺利,就去对方办公室聊聊。我之前碰到过,新增的数据,对方一直提供不出来,摆出各种困难。然后我去看了一下他们实际的工作流程,数据到底是怎么出来的。发现,确实...那些数据根本没人负责。跟对方领导沟通后,每个月都能很顺利的提供数据了。问题的关键是谁负责,怎么负责的?有些人不愿意提供数据,有些原因实质上是:‘这都不是我的活?’”


森森也有自己处理流程的方案:“1、通常做法就是:邮件通知并保留证据,然后电话详细沟通;2、平时工作相互配合,你配合了别人,一般情况下别人也会配合你的,这个是相互的;3、碰到确实没有办法解决的问题,找他们领导,如果还解决不了就一级级上报;4、领导都不给解决,让问题恶化,事后追责。”


鹏哥提到向上寻求协调的办法:“在日常工作中也碰到过类似的问题。我们通常的做法是,首先是部门主管直接沟通,说明业务数据需求的必要性,了解对方不能提供数据的真正原因(如果是个人),要委婉作一些解释。如果还不能解决问题,就会寻求上级领导帮助或进一步地寻求老板支持,说明情况,解决问题。各部门是有职责的,这也需要情感沟通!有的企业老板是通过各部门间的争斗,来作为发现问题的一种方法。但部门主管一定要明白老板的用心,如果一味任性,老板还是会对他动手的。我记得我作总账的时候,每个月会找各部门要数据,各个部门也找我要财务数据。一开始不适应,每个数据都很精确,很费时间,有时就会提供的晚一点,但总会提供的。有些业务数据要不来,也会谅解,晚一点就晚一点吧。”


兰姐姐认为需要沟通、沟通、再沟通:“这种情况我也遇到过,我们首先要了解对方为什么不提供数据?发邮件并不能根本解决问题,如果是刚去一家新公司,最好不要树敌太多;找他谈谈是什么原困?可能有一些隐情。我遇到过相似案例,也可寻求他上级领导的帮助或自己领导的帮助。如果是职业经理人授权管理,全凭他自己的喜爱,这是否对各部门主管不公平?还是因为老板看不到你的业绩。”


何大拿是万事分析为先,行动在后:“这个问题,首先应加以分析,对要求的工作给出明确的要求及完成的时限,进行过程中跟进、了解进展和解决问题,保证按时完成;沟通过程中也要了解相应部门人员的专业胜任能力,如果不行,跟进或换人。”


云师兄按遇到不同的困难提出的解决方案:“让业务配合提供数据,对方不配合,解决的思路,就要从沟通的方式和方法上切入。一、先反思,要求对方配合的事项,自身有没有说清楚,有没有简单明了地让对方明白(业务数据的用途、格式要求、统计期间、统计口径、大致的工作量、时间节点要求);二、先从常规途径,主动请求对方的理解与支持;三、若对方有难度,要摆正心态,心平气和地与对方沟通,共同去寻求解决的办法;四、适当时候,寻求部门领导或共同的上一级领导帮忙协调资源;五、平时多关注业务部门的需求,适当给予帮助,建立良好的工作氛围。”


综合上述小伙伴们提供的所有方法,首先,最离不开的是“沟通”,只有沟通以后,才会有下一步的自我反思、互相协作、过程管控、上级协调等解决策略。知行社的小伙伴们分析了大家遇到各类问题的可能性,你的解决方案又是哪一种呢?欢迎给小编留言,让我们一起学学你的解决方法。如果你认为财务部门收集数据仍然是个难题,还是困惑不解;或是我们提供的案例背景还不全面,我们同样欢迎你给我们留言,我们一起解决,共同面对。

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