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你会邮件群发 工资条 吗? 4秒钟搞定!

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工资条的制作,之前小K已分享了好多方法,但现实工作中不少单位已在用邮件给员工发工资条。如果单位有一千人,一个个手工发送估计要把会计和HR给累趴下。这个问题不断有小伙伴提问,所以小K就将省时省力的好方法分享给大家。


某单位的工资表表中的数字列如果是公式计算出来且小数位比较多,为了不影响工资条的显示,可以在标题行下插入一空行,输入非数字的任意字符串,比如"AAA"


你会邮件群发 工资条 吗?  4秒钟搞定! 〖会计实务〗 第1张


审核过后,HR下一步是把工资发送到每个员工的邮箱中(E列),如果是你,你会怎么做呢?


  • 一个个的保存为Excel表,然后打开邮箱以附件形式逐个发送邮件

  • 一个个的复制到邮件正文中,然后逐个发送邮件


如果你们单位有几百名员工,一个个拆分、发邮件的工作量太恐怖了!


有简单方法吗?当然有,而且不需要VBA编程,只需要借助Word中的一个功能,很多同学应该猜到了,它就是:

邮件合并


设置步骤:


1、制作模板


在word中制作发送邮件的正文模板。(以后月份可反复用


你会邮件群发 工资条 吗?  4秒钟搞定! 〖会计实务〗 第2张


2、关联工资表


邮件 - 选择收件人 - 使用现有列表 - 浏览并找到工资表 - 选取工资表所在的工作表名称


你会邮件群发 工资条 吗?  4秒钟搞定! 〖会计实务〗 第3张


3、导入Excel表格中的工资数据


选取要插入工资项目的单元格,通过插入合并域逐个关联数据


你会邮件群发 工资条 吗?  4秒钟搞定! 〖会计实务〗 第4张


4、邮件群发


邮件 - 完成并合并 - 发送电子邮件 - 设置邮件群发的选项,然后会自动启用outlook软件,完成群发。


你会邮件群发 工资条 吗?  4秒钟搞定! 〖会计实务〗 第5张

QQ邮件收到了!正文是Word中的工资通知单格式。(如果用附件方式发送工资条,需要用VBA编程)


你会邮件群发 工资条 吗?  4秒钟搞定! 〖会计实务〗 第6张

注意:邮件发送是借用outlook软件(Office组件之一),这就要求你的outlook已完成添加账户的初始设置并可正常发送邮件。否则是无法发送工资条的。(怎么添加outlook账户?不会用outlook可不是一个合格的HR。由于篇幅有限,同学们问百度吧)


你会邮件群发 工资条 吗?  4秒钟搞定! 〖会计实务〗 第7张


重要:下月工资表更新后,如果表格位置不变,只需要在Word中点击发送邮件即可。


据了解,很多单位还在使用原始的拆分方法发送工资条,所以掌握这个群发技巧对小伙伴们还是很重要滴。


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